Den Kalender statt einer Monatsnäherung verwenden
Zählen Sie für die gewählte Tagesmethode die tatsächlichen Kalendertage des Vertrags innerhalb des Abrechnungsjahres. Ein volles Jahr 2024 hat 366 Tage; 2025 hat 365. Januar und März haben jeweils 31 Tage, der Februar unterscheidet sich. Verwenden Sie nicht zwölfmal dreißig Tage, wenn der Rechenweg ausdrücklich Kalendertage ausweist. Das wäre eine andere Zählmethode. Halten Sie auch fest, wie Beginn und Ende eines Vertrags zugeordnet werden, damit ein Übergabetag nicht bei zwei Parteien auftaucht. HausSaldo fragt keine Datumsintervalle ab. Die Verantwortung für die zugrunde liegende überschneidungsfreie Zeitliste bleibt daher bei Ihrer Unterlagenprüfung.
Ein Halbjahr ist nicht immer die Hälfte
Im Schaltjahr 2024 umfasst der Zeitraum 1. Januar bis 30. Juni 182 Tage; Juli bis Dezember umfasst 184 Tage. Bei einem geeigneten jährlichen Wohnungsanteil von 732 Euro entspricht jeder Tag zwei Euro. Die beiden Zeitanteile betragen deshalb 364 und 368 Euro. Eine pauschale Halbierung würde zweimal 366 Euro ausweisen und die Zeitverteilung verändern. Im Nichtschaltjahr 2025 lauten die Tageszahlen 181 und 184. Das Beispiel erklärt eine konkrete Kalendertagsrechnung. Ob für Ihre Kostenart genau diese zeitliche Verteilung maßgeblich ist, muss vorher feststehen. Insbesondere für Heizkosten kann eine andere fachliche Aufteilung erforderlich sein.
Der falsche Nenner verteilt zu viel
Würden im 2024-Beispiel beide richtigen Tageszahlen durch 365 statt durch 366 geteilt, ergäbe die Gesamtrechnung 732 × 366 / 365 = ungefähr 734,01 Euro. Es würden also mehr als die 732 Euro Ausgangskosten verteilt. Ein nur gering wirkender Tagesfehler kann sich über viele Kostenpositionen summieren. Kontrollieren Sie deshalb nicht nur die einzelnen Nutzerbeträge, sondern je Wohnung die Summe aller Vertrags- und Eigentümertage. HausSaldo prüft eine zu große Tagessumme und rechnet den Rest als Eigentümerzeit. Wenn Sie aber versehentlich für eine ganzjährige Partei nur 365 Tage im Schaltjahr eingeben, entsteht ein Eigentümertag. Diesen sachlichen Eingabefehler erkennt der Rechner nicht selbst.
Beim Jahreswechsel die Beispieldaten anpassen
Wenn Sie im Pilot das Jahr von 2025 auf 2024 ändern, prüfen Sie sämtliche Vertragstage erneut. Die vorhanden eingegebenen Tageszahlen werden nicht stillschweigend an die neue Jahreslänge angepasst, weil sie auch echte Teilzeiträume sein könnten. Volljährige Verträge benötigen dann 366 Tage. Kontrollieren Sie außerdem, ob die eingegebenen Kosten und Vorauszahlungen tatsächlich zum neuen Jahr gehören. Ein neues Jahresfeld allein erzeugt noch keine neue Jahresabrechnung. Schreiben Sie in Ihre Arbeitsliste Zeitraum, berechnete Tage und Prüfdatum. Bei ungewöhnlichen Vertragsgrenzen oder abweichenden Abrechnungsperioden verwenden Sie eine geeignete separate Berechnung; HausSaldo ist auf Kalenderjahre begrenzt und kein allgemeiner Fristenrechner.
Den Februar bei kurzen Verträgen separat prüfen
Bei einem Vertrag nur im Februar macht ein zusätzlicher Tag einen sichtbaren Unterschied. Schreiben Sie die Monatslänge deshalb ausdrücklich in die Zeitliste, statt einen Wert aus dem Vorjahr zu kopieren. Kontrollieren Sie außerdem, ob Anfang und Ende tatsächlich innerhalb desselben Abrechnungsjahres liegen. Für einen mehrjährigen Vertrag wird nur der zum aktuellen Kalenderjahr gehörende Abschnitt erfasst. Diese einfache Begrenzung verhindert, dass ein vollständig richtiger Gesamtvertragszeitraum als zu große Tageszahl in eine einzelne Jahresrechnung eingetragen wird.
Häufige Fragen
Ändert der Rechner Vertragstage automatisch bei einem neuen Jahr?
Nein. Er ändert die Jahreslänge der Berechnung, aber Sie prüfen und ändern die Vertragstage jeder Partei selbst.
Warum entstehen bei 365 Tagen im Jahr 2024 Eigentümerkosten?
2024 hat 366 Tage. Der nicht zugeordnete Tag wird im Pilot als Eigentümeranteil behandelt, auch wenn eigentlich ein Volljahresvertrag vorliegt.