Drei Zeitachsen aufschreiben
Das Hausjahr ist die Periode, für die die gemeinsame Rechnung erstellt wird. Die Mietzeit ist der Zeitraum eines bestimmten Vertrags innerhalb dieser Periode. Der Belegzeitraum beschreibt, welche Leistung ein Anbieter berechnet. Eine Versicherungsrechnung kann zum Beispiel von Oktober bis September laufen, obwohl das Haus nach Kalenderjahren abrechnet. Schreiben Sie diese drei Angaben nebeneinander, bevor Sie Beträge übertragen. Der Rechnungs- oder Zahlungstag ist noch eine weitere Information. Welche Kostenabgrenzung im konkreten Fall anzuwenden ist, sollte anhand der maßgeblichen Regeln und Ihrer Abrechnungsmethode geprüft werden. Die reine Tagesaufteilung einer Mietpartei entscheidet diese vorgelagerte Frage nicht.
Ein Einzug verkürzt nicht automatisch das Hausjahr
Das Beispielhaus rechnet vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 ab. Eine Partei übernimmt ihre Wohnung am 1. Oktober und hat 92 Vertragstage in diesem Kalenderjahr. Der ganzjährige Wohnungsanteil einer geeigneten kalten Kostenposition beträgt 365 Euro. Die Mietpartei trägt bei Tagesaufteilung 92 Euro. Im Nenner stehen weiterhin 365 Tage, obwohl der Mietvertrag im Oktober beginnt. Die restlichen 273 Euro gehören zu früheren Miet- oder Eigentümerzeiträumen derselben Wohnung. Wird stattdessen die gesamte Jahresrechnung durch 92 Tage geteilt und anschließend mit 92 multipliziert, zahlt der neue Mieter den vollen Jahresanteil. Genau diese Verwechslung verhindert eine getrennte Zeitübersicht.
Abweichende Perioden nicht als Kalenderjahr tarnen
Ein Abrechnungsjahr vom 1. Juli bis 30. Juni ist kein Kalenderjahr. Auch ein Rumpfzeitraum bei einer begründeten Umstellung braucht seine eigene Behandlung. Geben Sie solche Kosten nicht in HausSaldo ein und beschriften Sie den Ausdruck anschließend von Hand um. Der Pilot verwendet für seine Berechnung und Ausgabe die Tage des ausgewählten Kalenderjahres. Eine bloße neue Überschrift würde weder die Tageszahl noch die vollständige Abgrenzung ändern. Für abweichende Perioden benötigen Sie eine passende Berechnung. Prüfen Sie dabei, ob Kosten lückenlos und ohne Doppelansatz zwischen den Perioden zugeordnet wurden. Übergangsjahre sollten eine eigene Überleitungsliste erhalten, die Anfang und Ende jeder Teilperiode nennt.
Die Überleitung an einer Rechnung dokumentieren
Angenommen, eine Rechnung über 1.200 Euro betrifft zwölf Monate von Oktober bis September. Wenn für Ihren konkreten Fall eine zeitliche Abgrenzung nach gleich hohen Monatsleistungen sachgerecht feststeht, entfallen rechnerisch drei Monate beziehungsweise 300 Euro auf das erste Kalenderjahr und neun Monate beziehungsweise 900 Euro auf das zweite. Das ist ein Rechenbeispiel, keine allgemeine Pflicht, jede Kostenart nach Monaten abzugrenzen. Halten Sie die gewählte Grundlage auf dem Belegblatt fest und vermeiden Sie, gleichzeitig die 1.200 Euro bei Zahlung und die Teilbeträge nach Leistung anzusetzen. Anschließend wird erst der zum Hausjahr gehörende geprüfte Betrag auf Wohnungen und Mietzeiten verteilt.
Eine Periodenmatrix für die Übergabe nutzen
Bei mehreren jahresübergreifenden Rechnungen hilft eine Matrix: Jede Rechnung erhält eine Zeile, jedes betroffene Hausjahr eine Spalte. Tragen Sie nur die vorher sachgerecht bestimmten Teilbeträge ein und kontrollieren Sie deren Summe gegen den Originalbetrag. Eine zweite Person sollte erkennen können, welcher Rest bereits im Vorjahr erfasst wurde. Halten Sie die zugrunde liegende Methode daneben fest. So lässt sich eine Überleitung prüfen, ohne jedes Mal sämtliche Dokumente chronologisch zu lesen oder versehentlich eine frühere Teilzuordnung erneut anzusetzen.
Häufige Fragen
Unterstützt HausSaldo ein Wirtschaftsjahr Juli bis Juni?
Nein. Der Pilot ist auf Kalenderjahre begrenzt. Dafür sollte eine Berechnung mit frei wählbarem Periodenbeginn und Periodenende verwendet werden.
Sind Rechnungstag und Leistungszeitraum dasselbe?
Nein. Erfassen Sie beide Angaben. Welche Zuordnung für die betreffende Abrechnung richtig ist, muss gesondert geprüft werden.