Die Vorlage beginnt mit dem Gebäude
Legen Sie zuerst ein Stammblatt an: Objekt, Abrechnungsjahr, Wohnungen, Flächen und Mietparteien. Verwenden Sie während der Vorbereitung Kürzel. Anschrift und vollständige Empfängerdaten gehören erst in die abschließend geprüfte Korrespondenz. Erfassen Sie auch eine leere oder selbst genutzte Wohnung, damit die Gesamtfläche vollständig bleibt. Notieren Sie für jede Partei Vertragsbeginn und Vertragsende innerhalb des Jahres. Ein Urlaub ist keine Unterbrechung des Mietvertrags. Neben die Fläche gehört ein Hinweis auf das verwendete Aufmaß. So lässt sich später unterscheiden, ob eine Zahl aus dem Vertrag, einer älteren Tabelle oder einer aktuellen Flächenprüfung stammt.
Eine Kostenzeile braucht mehrere Angaben
Im Kostenblatt erhält jeder Beleg eine eindeutige Nummer. Schreiben Sie Kostenart, Rechnungsbetrag, geprüften umlagefähigen Betrag, Zeitraum und Schlüssel nebeneinander. Die Rechnung eines Dienstleisters ist nicht automatisch vollständig geeignet. Ein gemischter Auftrag kann Reinigung und Reparaturen enthalten. Für den Entwurf werden zuerst die fachlich geprüften Beträge zusammengefasst. § 1 und § 2 BetrKV helfen bei dieser Einordnung. Bewahren Sie den ursprünglichen Beleg und eine nachvollziehbare Aufteilung auf. Tragen Sie eine Gutschrift nicht als zusätzliche Ausgabe ein. Entscheidend ist, dass sich der Jahresbetrag aus dem Belegverzeichnis wiederherstellen lässt, ohne dass jemand Ihre Gedankengänge erraten muss.
Ausgefülltes Beispiel für zwei Wohnungen
Unser Beispielhaus hat 60 und 90 Quadratmeter. Beide Wohnungen sind ganzjährig vermietet. Die geprüften kalten Jahreskosten betragen 3.600 Euro und werden im Beispiel nach Fläche verteilt. Wohnung A trägt 3.600 × 60 / 150 = 1.440 Euro. Wohnung B trägt 2.160 Euro. Hat A 1.500 Euro vorausgezahlt, ergibt sich ein Guthaben von 60 Euro. Bei B führen 2.100 Euro Vorauszahlung zu 60 Euro Nachzahlung. Die Kontrolle lautet: 1.440 + 2.160 = 3.600 Euro. Die gegenläufigen Salden sind kein Fehler. Sie zeigen, dass Kostenanteil und Höhe der Vorauszahlung zwei verschiedene Fragen sind.
Von der Rechenvorlage zum Versand
HausSaldo erstellt eine Vorschau mit einzelnen Kostenpositionen, Zeitanteilen und Centausgleich. Sie können diese drucken, über die Druckfunktion Ihres Browsers als PDF sichern oder als HTML-Datei herunterladen. Eine bearbeitbare Excel-Datei wird nicht angeboten. Wenn Sie mit Excel weiterarbeiten, legen Sie Kosten und Zahlungen auf getrennten Blättern ab und sperren Sie geprüfte Formeln gegen versehentliche Überschreibung. Der Export bleibt ein Entwurf für ausgewählte kalte Kosten. Ergänzen und prüfen Sie die vollständige Abrechnung einschließlich weiterer nötiger Angaben, Belege und gegebenenfalls separater Heizkosten. Ein hübsches PDF ersetzt weder diese Prüfung noch den Nachweis, dass die richtige Fassung beim richtigen Empfänger angekommen ist.
Die Vorlage an einem leeren Blatt testen
Drucken Sie für die Kontrolle eine zusätzliche leere Seite und schreiben Sie dort genau eine Kostenzeile aus dem Entwurf nach: Ausgangsbetrag, Zähler, Nenner, Tage, Anteil und Vorauszahlung. Wenn Sie dafür Informationen aus mehreren unbeschrifteten Tabellen zusammensuchen müssen, verbessern Sie die Beschriftung. Eine Vorlage soll auch nach einem Jahr ohne Erinnerung lesbar sein. Ersetzen Sie anschließend sämtliche Musterkennungen und prüfen Sie die Anzahl der Empfänger. Die Beispielwerte sollen die Struktur erklären und dürfen nicht versehentlich in der echten Abrechnung stehen bleiben.
Häufige Fragen
Ist das Muster eine vollständige rechtsgeprüfte Abrechnung?
Nein. Es ist eine strukturierte Arbeitshilfe mit einem mathematischen Beispiel. Der individuelle Vertrag und weitere Kostenbestandteile müssen separat geprüft werden.
Was sollte ich zuerst ausfüllen?
Beginnen Sie mit vollständigen Wohnungen und Flächen. Ohne den richtigen Nenner kann selbst eine fehlerfreie Kostenliste falsche Anteile liefern.