Den unterstützten Fall abstecken
Schreiben Sie auf eine Seite, welche Wohnungen und Kosten Sie abrechnen wollen. Prüfen Sie, ob Vorauszahlungen vereinbart sind und welchen Schlüssel die einzelnen Positionen verwenden. Legen Sie besondere Fälle daneben: zentrale Heizung, gemessener Wasserverbrauch, Gewerbe, Wohnungseigentum oder ein abweichendes Wirtschaftsjahr. Diese Punkte dürfen nicht stillschweigend in eine einfache Flächenrechnung rutschen. HausSaldo bildet ein Kalenderjahr und ausgewählte kalte Kosten ab. Gibt es weitere Bestandteile, ist sein Ergebnis nur ein Teilentwurf. Das ist bereits zu Beginn wichtig, damit Sie später nicht sämtliche Vorauszahlungen von einer unvollständigen Kostensumme abziehen und dadurch ein scheinbar großes Guthaben erzeugen.
Unterlagen in einer festen Reihenfolge prüfen
Sammeln Sie Mietverträge, Flächennachweise, Rechnungen, Bescheide, Gutschriften und Zahlungseingänge. Arbeiten Sie zuerst die Stammdaten durch, anschließend die Kosten, zuletzt die Vorauszahlungen. Markieren Sie offene Fragen in einer separaten Liste mit Belegnummer und nächstem Schritt. Ein unbekannter Rechnungsanteil wird nicht durch Schätzung zum geprüften Wert. Holen Sie gegebenenfalls eine Aufschlüsselung ein. Setzen Sie neben jede fertige Position einen Prüfvermerk mit Datum. Dadurch können Sie nach einer Unterbrechung genau dort weiterarbeiten, wo die letzte nachvollziehbare Entscheidung getroffen wurde. Ein vollständiger Ordner ist dabei hilfreicher als viele unbenannte Dateien auf dem Desktop.
Eine Position zuerst von Hand rechnen
Bevor Sie sämtliche Kosten eingeben, testen Sie eine einfache Rechnung. Drei Wohnungen haben 50, 70 und 80 Quadratmeter, zusammen 200. Bei 1.000 Euro Jahreskosten nach Fläche entfallen 250, 350 und 400 Euro auf die Wohnungen. Ist die erste Wohnung nur 146 Tage vermietet, trägt ihre Mietpartei 250 × 146 / 365 = 100 Euro; der übrige Wohnungsanteil beträgt 150 Euro. Diese Probe zeigt sofort, ob Flächen- und Zeitfaktor verwechselt wurden. Anschließend erfassen Sie weitere Kosten nach ihrem jeweils geprüften Schlüssel. Übernehmen Sie das richtige Ergebnis der Probe nicht als pauschalen Prozentsatz für andere Häuser oder einen anders abgegrenzten Kostenkreis.
Den Abschluss als eigenen Arbeitsschritt behandeln
Kontrollieren Sie Kosten je Beleg, Summe je Kostenart, Summe der Nutzeranteile und Vorauszahlungen je Partei. Lesen Sie danach den Ausdruck wie ein Empfänger: Ist klar, für welches Haus, Jahr und Mietverhältnis gerechnet wurde? Lässt sich ein Anteil ohne zusätzliche Software nachrechnen? Sind offene Fragen noch sichtbar? Speichern Sie den geprüften Entwurf lokal mit Jahr und Versionsdatum. HausSaldo speichert Eingaben nicht dauerhaft; ein Neuladen setzt den Rechner zurück. Planen Sie deshalb eine zusammenhängende Sitzung oder bewahren Sie die Eingabeliste separat auf. Für den Versand der vollständigen Abrechnung prüfen Sie außerdem den Zeitplan nach § 556 BGB und organisieren einen nachvollziehbaren Zugang.
Offene Fragen als Arbeitsauftrag formulieren
Schreiben Sie zu jedem ungelösten Punkt eine konkrete Frage statt eines bloßen Fragezeichens. „Welche 180 Euro dieser Rechnung betreffen das Nachbargebäude?“ ist direkt bearbeitbar; „Versicherung unklar“ bleibt vage. Ergänzen Sie die zuständige Person oder Stelle und das Datum der Nachfrage. Prüfen Sie vor Abschluss, ob jede dieser Fragen beantwortet oder der betreffende Fall aus dem Entwurf herausgenommen wurde. So verhindert eine kurze Aufgabenliste, dass der rechnerische Fortschritt den Eindruck erweckt, auch die sachlichen Grundlagen seien bereits vollständig geklärt.
Häufige Fragen
Wie lange dauert das Selbermachen?
Das hängt vor allem vom Zustand der Unterlagen ab. HausSaldo verspricht keine feste Minutenzahl; fehlende Belege und Vertragsfragen benötigen häufig mehr Zeit als die Rechnung.
Kann ich unterbrechen?
Ja, mit einer eigenen Eingabeliste und einem heruntergeladenen Entwurf. Der Browserpilot bietet keinen gespeicherten Account und keinen automatischen Wiederaufruf.