Mit der Aufgabenliste beginnen
Legen Sie Hausmeistervertrag, Leistungsbeschreibung und vorhandene Tätigkeitsnachweise nebeneinander. Markieren Sie laufende Dienstleistungen getrennt von Verwaltung und Arbeiten zur Beseitigung von Schäden. § 2 Nummer 14 BetrKV enthält besondere Regeln für Hauswartkosten. Daraus folgt für die Vorbereitung: Eine Rechnung mit nur einer Gesamtsumme braucht eine nachvollziehbare Prüfung ihrer Bestandteile. Dieser Artikel nennt keinen pauschalen zulässigen Abzug von zwanzig oder dreißig Prozent. Solche Werte wären ohne passenden Sachverhalt keine verlässliche Grundlage. Wenn der Anbieter nicht aufschlüsselt, formulieren Sie eine konkrete Rückfrage zu Aufgaben und Zeitanteilen, statt einen beliebigen Betrag als geprüft zu kennzeichnen.
Die Aufteilung an einem einfachen Beispiel zeigen
Angenommen, aussagekräftige Nachweise ordnen von 100 abgerechneten Stunden 60 einer laufenden Reinigung, 20 der Verwaltung und 20 Reparaturen zu. Bei einem im Beispiel einheitlichen Stundenbetrag von 30 Euro entfallen 1.800 Euro auf Reinigung und jeweils 600 Euro auf die beiden anderen Gruppen. Die Rechnung von 3.000 Euro darf dann nicht vollständig als Reinigung in den Entwurf übernommen werden. Das Beispiel setzt voraus, dass diese konkrete Leistungsaufteilung festgestellt wurde und die Reinigung für den betreffenden Vertrag als umlagefähig geprüft ist. Bei unterschiedlichen Preisen oder Materialpositionen reicht die Stundenquote allein nicht. Dann müssen auch die Eurobestandteile passend zugeordnet werden.
Andere Kostenzeilen auf dieselben Arbeiten prüfen
Vergleichen Sie Hausmeisterleistungen mit Gartenpflege, Gebäudereinigung und Winterdienst. Wenn der Hausmeister bereits dieselbe Treppenhausreinigung erbringt, darf die Arbeitsleistung nicht unbeachtet noch einmal in einer separaten Rechnung auftauchen. Zwei Rechnungen können aber unterschiedliche Aufgaben oder Zeiträume betreffen. Notieren Sie deshalb nicht nur Anbieter und Betrag, sondern die konkrete Leistung. Bei einem Wechsel im Juni sollte sichtbar sein, wer bis Juni und wer ab Juli verantwortlich war. Ein Aufgabenplan mit Spalten für Monat und Leistungsart macht Überschneidungen schnell erkennbar. Die bloße Tatsache, dass ein Hausmeister und eine Reinigungsfirma bezahlt wurden, beantwortet die Doppelabrechnungsfrage noch nicht.
Grenzen des HausSaldo-Piloten beachten
HausSaldo hat bewusst keine pauschale Hausmeister-Sammelkategorie. Sie können einen bereits getrennt geprüften Leistungsanteil nur dann unter einer unterstützten konkreten Kostenart erfassen, wenn diese Beschriftung tatsächlich passt, beispielsweise Gebäudereinigung. Für einen komplexen Hausmeistervertrag benötigen Sie eine geeignete weitergehende Aufteilung. Schreiben Sie nicht einfach „Reinigung“ über die gesamte Rechnung, um sie ins Formular zu bekommen. Bewahren Sie die Tätigkeitszuordnung lokal bei den Belegen auf und verweisen Sie in Ihrer vollständigen Abrechnung nachvollziehbar darauf. Der Rechner bestätigt weder die Angemessenheit des Honorars noch die tatsächlich erbrachte Leistung. Sein Nutzen beginnt erst bei einer klar bestimmten und geprüften Kostenbasis.
Leistungsanteile nicht aus Personennamen ableiten
Ob die Arbeit ein externer Dienst, ein angestellter Hausmeister oder der Eigentümer erledigt, beschreibt noch nicht ihren Inhalt. Legen Sie deshalb für jede Tätigkeit dieselben sachlichen Fragen an: Was wurde gemacht, in welchem Zeitraum, für welchen Gebäudeteil und mit welcher dokumentierten Kostenbewertung? Ein vertrauter Anbietername ersetzt keinen Nachweis. Umgekehrt macht eine neue Firmenbezeichnung eine alte Leistung nicht zu einer zusätzlichen Position. Bei einer Umbenennung oder Vertragsübernahme prüfen Sie deshalb die Aufgaben und Zeiträume, bevor Sie zwei Jahresbeträge addieren.
Häufige Fragen
Gibt es einen universellen Reparaturabzug?
Nein. Dieser Leitfaden verwendet keine pauschale Quote. Die Aufteilung soll zu den dokumentierten Tätigkeiten und Kosten passen.
Warum fehlt Hausmeister als Sammelposition im Rechner?
Die Mischleistungen benötigen eine gesonderte Prüfung. Der Pilot unterstützt nur ausgewählte eindeutig bezeichnete kalte Kostenarten.