Ausgaben erfassen und erst danach einordnen
Sammeln Sie zunächst sämtliche Belege, aber behandeln Sie die Sammlung nicht automatisch als Umlageliste. § 1 Absatz 2 BetrKV nimmt Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten aus den Betriebskosten heraus. Für die Vorbereitung ist deshalb eine Spalte „Einordnung geprüft“ sinnvoll. Ein Kontoauszug zeigt, dass eine Ausgabe stattgefunden hat, nicht warum sie im Mietverhältnis umgelegt werden darf. Behalten Sie ausgeschiedene Positionen in Ihrer internen Übersicht, damit die Differenz zur Buchhaltung erklärbar bleibt. Das Löschen von Belegen macht die Gesamtausgaben des Eigentümers unübersichtlich. Die saubere Lösung ist eine getrennte Zuordnung von Eigentümerkosten und geprüften Betriebskosten.
Gemischte Rechnungen nicht pauschal übernehmen
Eine Dienstleisterrechnung über 1.000 Euro enthält im Beispiel 600 Euro regelmäßige Reinigung und 400 Euro Reparatur einer beschädigten Tür. Nach sachlicher und vertraglicher Prüfung soll nur die Reinigung in den hier betrachteten Betriebskostenentwurf eingehen. Tragen Sie also 600 Euro in die passende Kategorie ein und dokumentieren Sie die übrigen 400 Euro separat. Der Ausdruck „Hausservice“ auf dem Rechnungsdeckblatt beseitigt die inhaltliche Unterscheidung nicht. Wenn die Positionen nicht aufgeschlüsselt sind, fordern Sie eine geeignete Erläuterung an. Ein frei gewählter Abschlag von zehn Prozent wäre im Beispiel deutlich zu niedrig und hätte mit der tatsächlichen Leistungsteilung nichts zu tun.
Den Effekt auf den Wohnungsanteil sichtbar machen
Bei einer Wohnung mit 50 von 200 Quadratmetern beträgt der Anteil an den 600 Euro Reinigung 150 Euro. Würden die vollständigen 1.000 Euro verteilt, wären es 250 Euro. Der Unterschied von 100 Euro kommt allein aus der falschen Kostenbasis. Weder Miettage noch Vorauszahlungen können diesen Fehler beheben. Deshalb sollte die Einordnung vor der eigentlichen Verteilung abgeschlossen sein. Dass ein Eigentümer die Reparatur tatsächlich bezahlen musste, ändert die Rechnung der hier betrachteten Betriebskosten nicht. Andere vertragliche oder gesetzliche Fragen zu Schäden sind ein eigener Sachverhalt und gehören nicht als versteckter Zuschlag in eine laufende Reinigungskostenposition.
Die Arbeit für die Abrechnung nicht erneut umlegen
Führen Sie auch Aufwendungen für Verwaltung und die Erstellung der Abrechnung in Ihrer eigenen Kostenübersicht getrennt. HausSaldo ist kostenlos und erzeugt keine Gebühr, die Sie im Rechner als Ausgabe erfassen müssten. Der Pilot hat bewusst keine frei beschriftbare Kategorie „Sonstiges“, über die beliebige Eigentümerkosten eingeschleust werden könnten. Verwenden Sie eine angebotene Kostenart nur, wenn sie die tatsächliche geprüfte Leistung beschreibt. Diese Beschränkung deckt nicht jede zulässige Betriebskostenart ab, macht aber den unterstützten Umfang klar. Bei ungewöhnlichen Wartungs-, Prüf- oder Sonderarbeiten ist eine individuelle Einordnung erforderlich. Eine vereinfachte Liste ersetzt keine fachliche Prüfung jeder konkreten Rechnung.
Die interne Eigentümersumme kontrollieren
Die Differenz zwischen Ihren gesamten Hausausgaben und der geprüften Betriebskostenbasis sollte sich erklären lassen. Bilden Sie dafür eine eigene Summe aus Verwaltung, Reparaturen und weiteren ausgeschiedenen oder getrennt behandelten Positionen. So erkennen Sie auch einen versehentlich übersehenen Beleg. Diese interne Eigentümersumme ist nicht identisch mit dem Leerstandsanteil des Rechners: Ausgeschiedene Kosten werden gar nicht verteilt, während Leerstand einen Teil bereits geeigneter gemeinsamer Kosten übernimmt. Halten Sie beide Größen getrennt, damit Ihre interne Übersicht denselben Betrag nicht zweimal erfasst.
Häufige Fragen
Soll ich ausgeschiedene Rechnungen löschen?
Nein. Bewahren Sie sie in Ihrer eigenen Kostenübersicht mit passender Zuordnung auf. Nur die Übernahme in die Betriebskostenbasis wird ausgeschlossen.
Kann eine Reparatur einfach als Reinigung bezeichnet werden?
Nein. Die Beschriftung muss zur tatsächlichen Leistung passen. Ein Rechnerfeld ändert die inhaltliche Einordnung nicht.