Den tatsächlichen Leistungsumfang festhalten
Lesen Sie Auftrag und Rechnungen zusammen. Welche Gemeinschaftsbereiche werden gereinigt, wie oft und für welches Haus? § 2 Nummer 9 BetrKV ist ein rechtlicher Ausgangspunkt für die Kostenart. Der konkrete Ansatz benötigt daneben die passende vertragliche Grundlage und Abgrenzung. Eine Rechnung für die Reinigung nach Bauarbeiten ist nicht automatisch dasselbe wie der regelmäßige Treppenhausdienst. Markieren Sie besondere Einsätze separat, damit sie nicht unbemerkt in der Monatssumme verschwinden. Bei mehreren Eingängen oder Gebäuden prüfen Sie den Abrechnungskreis. Der einfache HausSaldo-Pilot verteilt jede Position auf alle erfassten Wohnungen; er bildet keine besonderen Reinigungsgruppen innerhalb einer größeren Anlage ab.
Monate, Ausfälle und Gutschriften kontrollieren
Legen Sie zwölf Monatszeilen an und tragen Sie Rechnung, Leistung und Korrektur ein. So werden fehlende oder doppelte Monate sichtbar. Ein Anbieterwechsel bedeutet nicht automatisch zusätzliche Jahreskosten: Die letzte Rechnung des alten und die erste des neuen Unternehmens müssen zeitlich zusammenpassen. Hat der bisherige Dienst bis Juni gearbeitet und der neue ab Juli, sollten beide Halbjahre nachvollziehbar getrennt sein. Achten Sie auf Gutschriften wegen ausgefallener Leistungen. Dokumentieren Sie jede Verrechnung anhand der Unterlagen. HausSaldo bewertet die Qualität des Reinigungsdienstes nicht und entscheidet auch keine Streitfragen über mangelhaft erbrachte Leistungen. Der Rechner benötigt die von Ihnen bereits geprüfte Kostenbasis.
Beispiel mit Anbieterwechsel
Von Januar bis Juni wurden monatlich 70 Euro, von Juli bis Dezember monatlich 80 Euro berechnet. Die Rechnung lautet 6 × 70 + 6 × 80 = 900 Euro. Eine zugehörige Gutschrift von 30 Euro ergibt im Beispiel 870 Euro anzusetzende Kosten. Drei gleich große, ganzjährig vermietete Wohnungen tragen bei passendem Flächenschlüssel je 290 Euro. Wenn der alte Anbieter versehentlich für sieben statt sechs Monate erfasst wird, steigt die Summe auf 940 Euro vor Gutschrift. Diese Fehlerquelle ist leichter in einer Monatsliste als im Endsaldo zu erkennen. Prüfen Sie deshalb die Zeitreihe, bevor Sie den Jahresbetrag in den Rechner übertragen.
Überschneidungen mit dem Hausmeister vermeiden
Vergleichen Sie den Reinigungsauftrag mit den Aufgaben des Hausmeisters. Die gleiche Arbeitsleistung soll nicht ein zweites Mal unter einer anderen Überschrift in der Kostenbasis auftauchen. Unterschiedliche Anbieter oder unterschiedliche Tätigkeiten können dagegen nebeneinander stehen, wenn die Abgrenzung stimmt. Notieren Sie konkret „Treppenhaus wöchentlich“ oder „Fensterreinigung zweimal jährlich“, statt nur „Service“ zu verwenden. Im HausSaldo-Rechner wählen Sie Gebäudereinigung und den geprüften Schlüssel. Speichern Sie die Monatsliste und Leistungsbeschreibung separat. Wenn die Rechnung zugleich Reparaturen oder Wohnungsendreinigung enthält, klären Sie diese Bestandteile vorher; ein pauschaler Prozentabzug ohne nachvollziehbare Grundlage wird durch die Berechnung nicht verlässlich.
Den Leistungsplan neben die Monatsliste legen
Notieren Sie, ob Fenster, Keller und Treppenhaus im gleichen Turnus oder durch gesonderte Aufträge gereinigt werden. Dadurch lässt sich ein höherer Monatsbetrag auf zusätzliche Leistung oder einen bloßen Preiswechsel zurückführen. Prüfen Sie bei Sonderrechnungen, ob die Aufgabe schon im Grundvertrag enthalten war. Für die Jahreskontrolle genügt eine kurze Zuordnung; sie muss keine tägliche Überwachung ersetzen. Entscheidend ist, dass verschiedene Leistungsbezeichnungen nachvollziehbar auseinandergehalten werden und die verwendete Jahressumme nicht nur aus unkritisch addierten Zahlungen besteht.
Häufige Fragen
Sind zwei Reinigungsfirmen automatisch eine Doppelabrechnung?
Nein. Sie können unterschiedliche Zeiträume oder Aufgaben abdecken. Entscheidend ist die nachvollziehbare Leistung, nicht nur der Name des Anbieters.
Was gebe ich bei einer Gutschrift ein?
Übertragen Sie den nach Prüfung passenden verminderten Jahresbetrag. Bewahren Sie die Rechnung und Gutschrift gemeinsam als Nachweis auf.