Eine feste Vorzeichenregel verwenden
HausSaldo rechnet Kostenanteil minus eingegebene Vorauszahlung. Ein positives Ergebnis wird als Nachzahlung bezeichnet, ein negatives als Guthaben in positiver Eurohöhe angezeigt. Bei exakt null lautet das Ergebnis „Ausgeglichen“. Notieren Sie diese Konvention auch in eigenen Tabellen. Manche Buchhaltungsprogramme verwenden die umgekehrte Perspektive und zeigen ein Mieterguthaben positiv an. Werden solche Zahlen ohne Beschriftung übernommen, kann die Aussage kippen, obwohl der Betrag gleich bleibt. Verwenden Sie deshalb in der Empfängerübersicht sowohl einen klaren Begriff als auch eine Währung. Ein einzelnes Minuszeichen neben einer Gesamtsumme ist unnötig schwer zu verstehen und bei einem Ausdruck leicht zu übersehen.
Zwei Parteien können entgegengesetzte Ergebnisse haben
Partei A trägt 960 Euro Kosten und hat 1.080 Euro vorausgezahlt. 960 minus 1.080 ergibt minus 120, also 120 Euro Guthaben. Partei B trägt 1.440 Euro Kosten und hat 1.200 Euro vorausgezahlt. Ihr Ergebnis ist 240 Euro Nachzahlung. Zusammen betragen die Kosten 2.400 Euro und die Vorauszahlungen 2.280 Euro; der gemeinsame Mietersaldo ist 120 Euro. Das bedeutet nicht, dass A und B miteinander abrechnen sollen. Die Einzelverhältnisse bleiben getrennt. Die Gesamtsumme dient als interne Kontrollgröße für das Haus. Ebenso darf ein Guthaben nicht einfach einer anderen Partei zugeordnet werden, um eine angenehm aussehende Nullsumme zu erzeugen.
Eigentümeranteile vor der Saldenkontrolle trennen
Angenommen, es kommen 300 Euro Leerstandsanteil hinzu. Die gesamte Kostenrechnung des Hauses lautet dann 2.700 Euro, während auf die Mietparteien weiterhin 2.400 Euro entfallen. Nur diese 2.400 Euro werden ihren 2.280 Euro Vorauszahlungen gegenübergestellt. Wer die gesamten 2.700 Euro abzieht, würde einen Mietersaldo von 420 Euro ausweisen und darin den Eigentümeranteil verstecken. HausSaldo zeigt deshalb Gesamtkosten, Mieteranteile und Eigentümeranteile in getrennten Feldern. Prüfen Sie beim Export, ob diese Begriffe auch nach einer Weiterverarbeitung erhalten bleiben. Ein interner Gebäudesaldo und eine einzelne Zahlungsaufforderung erfüllen unterschiedliche Zwecke und sollten nicht gleich beschriftet werden.
Eine auffällige Differenz systematisch zurückverfolgen
Beginnen Sie bei einem unerwarteten Betrag mit der Vorauszahlungsliste. Prüfen Sie dann den Jahresanteil der Wohnung, die Vertragstage und schließlich die einzelnen Kostenpositionen. So finden Sie heraus, ob der Saldo wegen gestiegener Kosten, veränderter Mietzeit oder falsch zugeordneter Zahlungen entstanden ist. Eine hohe Nachzahlung beweist allein keinen Rechenfehler; ein kleines Guthaben beweist keine richtige Abrechnung. Bei kombinierten kalten und warmen Vorauszahlungen muss außerdem der Kostenumfang übereinstimmen. HausSaldo erstellt keine Zahlungsanweisung und prüft weder Fristen noch Einwendungen. Nutzen Sie die Vorschau als nachvollziehbare Zahlenbasis und beurteilen Sie die weitere Behandlung erst anhand der vollständigen Unterlagen.
Den Betrag mit einer Veränderungsrechnung erklären
Vergleichen Sie bei Rückfragen zunächst Kostenanteil und Vorauszahlung jeweils getrennt mit dem Vorjahr. Steigt der Kostenanteil um hundert Euro und sinkt gleichzeitig die Vorauszahlung um fünfzig Euro, verschiebt sich der Saldo um hundertfünfzig Euro. Eine reine Aussage „Die Nebenkosten sind gestiegen“ würde die zweite Ursache übersehen. Achten Sie bei solchen Vergleichen auf dieselbe Mietdauer und denselben Kostenumfang. Ein Ganzjahr und ein Teiljahr lassen sich ohne passende Einordnung nicht anhand ihres Endbetrags sinnvoll gegenüberstellen.
Häufige Fragen
Heißt ein positiver Saldo automatisch, dass ich Geld verlangen darf?
Nein. Der Rechner beschreibt nur eine Differenz. Vollständigkeit, Fristen, Vertragsgrundlage und sonstige rechtliche Fragen werden dadurch nicht geprüft.
Warum stimmt der Hausgesamtsaldo nicht mit einer einzelnen Partei überein?
Er addiert die getrennten Ergebnisse aller Mietparteien. Die Forderung oder das Guthaben jeder Partei bleibt ein eigener Vorgang.