Die beiden Abrechnungsebenen unterscheiden
Als Wohnungseigentümer erhalten Sie Unterlagen über die Kosten und Zahlungen innerhalb der Gemeinschaft. Für den Mieter benötigen Sie die im Mietverhältnis maßgebliche Kostenabrechnung. Die Gemeinschaftsunterlagen können Verwaltungs- und Erhaltungsbestandteile sowie weitere Positionen enthalten, die anders einzuordnen sind. § 28 WEG beschreibt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung auf Gemeinschaftsebene. Die mietrechtlichen Fragen sind damit nicht automatisch erledigt. Legen Sie deshalb eine Überleitungstabelle an: WEG-Position, auf Ihre Wohnung entfallender Betrag, Einordnung für das Mietverhältnis und benötigte Ergänzungsbelege. Ein einzelner Hausgeldbetrag auf dem Kontoauszug enthält diese Informationen nicht und sollte nicht als fertige Betriebskostenbasis verwendet werden.
Den Verteilungsmaßstab aktuell prüfen
Eine häufige Vereinfachung lautet, Miteigentumsanteile könnten niemals die Grundlage der Mieterabrechnung sein. So pauschal ist das nicht richtig. § 556a Absatz 3 BGB enthält für vermietetes Wohnungseigentum eine besondere Regel, wenn die Parteien nichts anderes vereinbart haben, einschließlich einer Billigkeitskorrektur. Prüfen Sie daher Mietvertrag, die für die Gemeinschaft geltenden Maßstäbe und die konkrete Kostenart zusammen. Der einfache HausSaldo-Pilot bildet diesen rechtlichen und rechnerischen Rahmen nicht ab. Er darf nicht durch erfundene Wohnflächen an einen Miteigentumsanteil angepasst werden. Eine solche Eingabe würde einen falschen Flächennachweis ausgeben, auch wenn zufällig ein ähnlicher Geldbetrag entstünde.
Eine Überleitung als Zahlenbeispiel
Angenommen, Ihre sauber aufgeschlüsselten Jahresunterlagen zeigen für die Wohnung 2.400 Euro Ausgabenanteile: 1.500 Euro nach weiterer Prüfung geeignete Betriebskosten, 500 Euro Verwaltung und 400 Euro Reparaturen. Die reine Beispielüberleitung führt für diese Kostenbasis zu 1.500 Euro, nicht zu 2.400 Euro. Ein separat vorliegender, passend zugeordneter Grundsteuerbetrag von 200 Euro würde die geprüfte Basis im Beispiel auf 1.700 Euro ergänzen. Ob einzelne Kosten bereits enthalten sind, muss anhand der Unterlagen geprüft werden. Wird die Grundsteuer doppelt übernommen, steigt die Basis unnötig auf 1.900 Euro. Die Überleitung schützt also sowohl vor ausgeschlossenen Kosten als auch vor ausgelassenen oder doppelt gezählten Zusatzbelegen.
Fehlende Unterlagen rechtzeitig klären
Fordern Sie die für Ihre Mieterabrechnung benötigten Angaben frühzeitig bei der zuständigen Verwaltung an. Führen Sie eine Liste offener Belege und ungeklärter Schlüssel. Die Frage, ob und wie verspätete Unterlagen Auswirkungen auf Ihre mietrechtliche Abrechnungsfrist haben, ist individuell zu prüfen. Warten Sie mit der Datensammlung nicht bis zum letzten Termin. HausSaldo eignet sich für den vollständigen WEG-Fall nicht; seine unterstützten Flächen- und Wohnungsschlüssel reichen dafür nicht aus. Nutzen Sie den Pilot höchstens als separat beschriftete mathematische Probe für einen einfachen Teilbetrag, wenn die Grundlagen eindeutig feststehen. Die vollständige Abrechnung sollte in einem dafür geeigneten Verfahren erstellt und kontrolliert werden.
Die Überleitung nicht mit der Zahlung verwechseln
Die an die Gemeinschaft gezahlten Vorschüsse können vom endgültigen auf Ihre Wohnung entfallenden Kostenanteil abweichen. Ein interner Ausgleich auf Eigentümerebene ist daher nicht automatisch derselbe Betrag wie das Ergebnis gegenüber dem Mieter. Beschriften Sie in Ihren Arbeitsunterlagen klar, welche Zahlung zu welcher Ebene gehört. Die Mieter-Vorauszahlungen stehen in einer eigenen Liste. Wer beide Zahlungsströme vermischt, kann selbst bei richtig ausgesonderten Verwaltungskosten einen falschen Endsaldo erhalten. Prüfen Sie deshalb die Kostenüberleitung und die Zahlungsüberleitung unabhängig voneinander.
Häufige Fragen
Darf ich das gesamte gezahlte Hausgeld übernehmen?
Nein, daraus wird nicht automatisch eine passende Betriebskostenbasis. Die Bestandteile und zusätzlichen Belege müssen in einer Überleitung geprüft werden.
Rechnet HausSaldo Miteigentumsanteile?
Nein. Der Pilot ist auf einfache Wohngebäude mit Fläche oder zulässigem Wohneinheitenschlüssel begrenzt und unterstützt den vollständigen WEG-Fall nicht.