Das technische Versorgungssystem aufnehmen
Notieren Sie, welche Wohnungen über welche Anlage mit Wärme und Warmwasser versorgt werden. Sammeln Sie Brennstoff- beziehungsweise Lieferrechnungen, Anlageninformationen und Unterlagen des Messdienstes. Die Heizkostenverordnung enthält eigenständige Vorgaben für Erfassung und Verteilung. Ob eine Ausnahme oder besondere Konstellation vorliegt, muss konkret geprüft werden. Eine geringe Wohnungsanzahl ist keine ausreichende Grundlage, sämtliche Regeln zu ignorieren. Der kostenlose HausSaldo-Pilot trifft diese Entscheidung nicht. Halten Sie auch fest, ob Warmwasser zentral oder separat erzeugt wird. Ohne diese technische Zuordnung kann eine Kostensumme versehentlich Positionen enthalten, die gar nicht demselben Versorgungskreis oder denselben Nutzern zuzurechnen sind.
Kosten und Verteilungsdaten getrennt erfassen
Eine geordnete Vorbereitung enthält eine Kostenliste und eine Nutzerliste mit den erforderlichen Messwerten. Für die Wärmeverteilung beschreibt § 7 HeizkostenV einen verbrauchsbezogenen Anteil und eine Verteilung des übrigen Teils nach den dort vorgesehenen Grundlagen; besondere Vorgaben können den konkreten Anteil bestimmen. Kopieren Sie deshalb keine beliebige Prozentzahl aus einem alten Muster. Notieren Sie, welche Regel und welcher Messaufbau für Ihr Haus geprüft wurden. Heizkostenverteilerwerte, Wärmemengenzähler und Brennstoffmengen sind unterschiedliche Größen. Sie können nicht ohne weiteres miteinander addiert werden. Bewahren Sie Ableseprotokolle, Gerätewechsel und Erläuterungen des Abrechnungsdienstes bei der passenden Periode auf.
Ein didaktisches Zweiblockbeispiel
Nur zur Erklärung der Rechenstruktur nehmen wir einen bereits geprüften Kostenblock von 10.000 Euro und eine im Beispiel passende Aufteilung von 70 Prozent Verbrauch und 30 Prozent Fläche an. Dann bilden 7.000 Euro den Verbrauchsblock und 3.000 Euro den Flächenblock. Eine Wohnung mit 20 Prozent der erfassten Verbrauchseinheiten und 15 Prozent der maßgeblichen Fläche erhält rechnerisch 1.400 + 450 = 1.850 Euro. Würden alle 10.000 Euro nach Fläche verteilt, kämen 1.500 Euro heraus. Der Unterschied zeigt, weshalb ein allgemeiner Flächenrechner die Struktur nicht ersetzt. Das Beispiel ist keine Festlegung eines zulässigen Schlüssels für Ihr Gebäude und enthält keine Warmwasser- oder CO₂-Berechnung.
Sonderdaten und vollständige Abrechnung zusammenführen
Bei Nutzerwechseln, fehlenden Messwerten, verbundenen Anlagen oder einer notwendigen CO₂-Kostenaufteilung kommen weitere Schritte hinzu. Sammeln Sie die dafür relevanten Daten frühzeitig und verwenden Sie eine geeignete fachlich geprüfte Berechnung. HausSaldo hat weder Eingaben noch eine Exportfunktion für diese Aufgaben. Seine kalten Kosten können als separat nachvollzogener Teil in Ihre Arbeitsunterlagen eingehen. Beim Zusammenführen müssen Vorauszahlungen vollständig und einmalig berücksichtigt werden. Ein gemeinsamer Abschlag für Heizung und kalte Betriebskosten darf nicht in beiden Teilrechnungen vollständig abgezogen werden. Prüfen Sie auch Zeiträume und Nutzerkennungen, damit die Ergebnisse tatsächlich dieselbe Wohnung und denselben Vertrag betreffen.
Die Schnittstelle zum Messdienst beschreiben
Fragen Sie vor der Datenübergabe, welche Angaben der Dienst benötigt und welche bereits in seinem System vorliegen. Prüfen Sie Nutzerwechsel, Flächenstände und Gerätenummern besonders sorgfältig, weil veraltete Stammdaten auch bei professioneller Berechnung falsche Zuordnungen auslösen können. Bei Erhalt des Ergebnisses vergleichen Sie zumindest Gesamtkosten, Zeitraum und Nutzerliste mit Ihrem Auftrag. Ein technisch erzeugtes Dokument ist kein Grund, offensichtlich falsche Namen oder fehlende Wohnungen zu übersehen. Bewahren Sie Korrekturmeldungen bei derselben Jahresakte auf.
Häufige Fragen
Ist die 70/30-Aufteilung eine allgemeine Empfehlung?
Nein. Sie ist nur eine ausdrücklich angenommene Grundlage im didaktischen Beispiel. Die im konkreten Gebäude maßgeblichen Regeln müssen geprüft werden.
Kann HausSaldo eine Heizkosten-PDF ausgeben?
Nein. Der Druckentwurf enthält ausschließlich die vom Pilot unterstützten kalten Kosten. Heizkosten und CO₂-Aufteilung werden nicht berechnet.